Portaria Conjunta COGSP/CEI, de 14/02/2005
Dispõe sobre a verificação de documentos e atos escolares

Os Coordenadores de Ensino da Coordenadoria de Ensino da Região Metropolitana da Grande São Paulo e da Coordenadoria de Ensino do Interior, tendo em vista:
- o disposto no Decreto nº 48.494/2004 que "Extingue o Grupo de Verificação e Controle de Atividades da Secretaria da Educação e dá providências correlatas";
- a Resolução SE nº 107/2002 que "Institui no âmbito da Secretaria de Estado da Educação os sistemas de Gestão Dinâmica de Administração Escolar e Sistema de Informações da Educação";
- a Resolução SE nº 108/2002 que "Dispõe sobre a informatização do sistema de publicação de nomes de alunos concluintes de estudos de nível fundamental e médio, bem como de registro de diplomas e certificados";
- os artigos 4º e 5º da Resolução SE 25/81, que "Dispõe sobre Documentos escolares",
Baixam a presente Portaria:
Artigo 1º- O Diretor da Escola deverá proceder à minuciosa verificação da documentação escolar apresentada para efetivação da matrícula, observando as normas legais vigentes e os meios técnicos disponíveis.
Artigo 2º- Havendo dúvidas quanto à exatidão, autenticidade ou legitimidade do documento, o Diretor da Escola deverá explicitá-la, encaminhando-o à Diretoria de Ensino da área de jurisdição da Escola a que ele se refere, solicitando a competente e eficaz verificação.
Artigo 3º- Recebida a documentação na Diretoria de Ensino, o Supervisor responsável pela Unidade Escolar efetuará a sua verificação, adotando os seguintes procedimentos, conforme o caso:
I- comprovada a regularidade dos registros, confirma a autenticidade e devolve o documento ao solicitante;
II- constatada incorreção, falha ou omissão nos registros, determina à Escola a emissão de novo documento, confirma sua autenticidade e devolve ao solicitante;
III- verificada irregularidade na vida escolar do aluno passível de regularização, providencia encaminhamento ao órgão competente, dando ciência do fato ao solicitante;
IV- constatada falta de autenticidade ou de idoneidade, comunica o fato ao solicitante.
Artigo 4º- Nos casos a que se refere o inciso IV do artigo anterior, a escola que solicitou a conferência deve convocar o interessado representado por seu pai ou responsável, se menor de idade, imediatamente após a constatação da irregularidade para tomar a termo suas declarações, facultando-lhe ampla defesa e produção de provas.
§1º- O resultado do procedimento deve ser comunicado à escola a que se refere o documento.
§2º- Utilizados todos os meios de comunicação, inclusive publicação em D.O. e não tendo o interessado atendido à convocação no prazo fixado pela autoridade competente, devem ser adotados os procedimentos previstos nos artigos 5º, 6º, 7º e 8º desta portaria.
Artigo 5º- Comprovada a falta de autenticidade ou de idoneidade, cabe ao Diretor da Escola a que os documentos se referem, proceder à anulação dos mesmos, mediante portaria a ser homologada pelo Supervisor de Ensino e encaminhada para a publicação no Diário Oficial pelo Dirigente Regional de Ensino.
Parágrafo único - Em se tratando de escola extinta ou inexistente, a anulação será feita por meio de portaria do Dirigente Regional de Ensino.
Artigo 6º- Após a publicação de anulação de documentos, nos termos do artigo 5º, deve o Diretor da Escola onde o interessado tenha usufruído direitos indevidos, anular os atos escolares praticados pelo aluno e possíveis documentos emitidos, mediante portaria que, homologada pelo Supervisor de Ensino, será encaminhada pelo Dirigente Regional de Ensino para publicação no Diário Oficial.
Artigo 7º- Quando a matrícula for instruída com documentação que suscite dúvidas, expedida por escolas ou instituições de outros Estados da Federação, o Diretor da Escola deve solicitar a conferência diretamente aos órgãos das respectivas Secretarias de Estado da Educação.
Parágrafo único - Confirmada a falta de autenticidade ou idoneidade da documentação, devem ser tomadas as providências previstas nos artigos 4º e 6º desta portaria.
Artigo 8º- Após a anulação dos atos escolares e possíveis documentos expedidos, nos termos do artigo 6º, a Diretoria de Ensino tomará as seguintes providências:
I- oficia à Delegacia Regional do Ministério da Educação, caso o aluno tenha realizado estudos em nível superior;
II- oficia ao Conselho Regional da Categoria para o caso de o aluno ter cursado habilitação profissional;
III- conclui e encaminha o processo à Coordenadoria de Ensino à qual está jurisdicionada, que tomará as providências pertinentes ao caso.
Artigo 9º - Aplicam-se as disposições da presente portaria aos casos de documentação enviada para conferência por instituições de ensino superior e outros órgãos.
Parágrafo único - Para as situações previstas no caput deste artigo, a convocação do interessado deverá ser procedida pela escola a que se refere o documento escolar.
Artigo 10 - As instituições com sistema de supervisão próprio, por delegação do Secretário de Estado da Educação, por meio de Resolução, Convênios ou Termos de Cooperação Técnica, seguirão as instruções desta portaria no que couber, encaminhando os atos anulatórios às Coordenadorias de Ensino conforme a área de localização da escola, para publicação em Diário Oficial.
Artigo 11 - As situações que não se enquadrem na presente portaria, deverão ser encaminhadas às respectivas Coordenadorias de Ensino.
Artigo 12 - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário, em especial a Portaria Conjunta GVCA/COGSP/CEI, de 09/10/85.